Διασύνδεση & Αυτοματισμός Συστημάτων

Οι περισσότερες επιχειρήσεις τρέχουν τις πωλήσεις, τα οικονομικά, τις αναφορές και την καθημερινή δουλειά σε ξεχωριστά εργαλεία, και οι άνθρωποι καλύπτουν τα κενά αντιγράφοντας δεδομένα με το χέρι. Συνδέουμε αυτά τα συστήματα ώστε κάθε πληροφορία να καταχωρείται μία φορά και να είναι σωστή παντού.

Με μια ματιά

Τι είναι: συνδέσεις που κρατούν τα συστήματά σας συγχρονισμένα, συνεχώς
Τι αντικαθιστά: τη χειροκίνητη καταχώριση δεδομένων, τις εξαγωγές σε υπολογιστικά φύλλα και τις αντικρουόμενες εγγραφές
Τι κερδίζετε: συνεπή δεδομένα, λιγότερα λάθη και χρόνο πίσω για την ομάδα σας
Τι συνδέουμε: CRM και ERP, εργαλεία αναφορών, email, chat, έγγραφα και χώρους εργασίας

Τι είναι η διασύνδεση συστημάτων;

Η διασύνδεση συστημάτων συνδέει ξεχωριστά λογισμικά συστήματα ώστε να μοιράζονται δεδομένα αυτόματα. Ένας πελάτης που δημιουργείται στο CRM σας εμφανίζεται στο λογιστικό σας σύστημα. Μια πληρωμή που καταχωρεί το λογιστήριο εμφανίζεται στην καρτέλα του πελάτη στις πωλήσεις. Μια αναφορά ενημερώνεται μόνη της, χωρίς κανείς να εξάγει ένα αρχείο.

Διαφέρει από τη μετάπτωση δεδομένων (data migration). Η μετάπτωση μεταφέρει τα δεδομένα σας μία φορά, σε ένα νέο σύστημα, και μετά τελειώνει. Η διασύνδεση είναι μια μόνιμη σύνδεση ανάμεσα σε συστήματα που παραμένουν και τα δύο σε χρήση.

Τι κοστίζει στην πραγματικότητα το αποσυνδεδεμένο λογισμικό;

Τα αποσυνδεδεμένα συστήματα δεν αποτυγχάνουν με θόρυβο. Αποτυγχάνουν σιωπηλά, κάθε μέρα, και η ζημιά συσσωρεύεται.

Διπλή δουλειά. Οι άνθρωποί σας πληκτρολογούν τα ίδια δεδομένα δύο φορές, και κάθε επανάληψη είναι μια ευκαιρία για λάθος.
«Βρόμικα» δεδομένα. Διπλοεγγραφές, παρωχημένες εγγραφές και αντικρουόμενα στοιχεία πελατών συσσωρεύονται μέχρι να μην ξέρει κανείς ποια έκδοση είναι η σωστή.
Αποφάσεις στα τυφλά. Οι πωλήσεις βλέπουν ένα νούμερο, το λογιστήριο βλέπει άλλο, και οι αναφορές σας δεν είναι αξιόπιστες.
Χρήματα που χάνονται στα κενά. Τα τιμολόγια βγαίνουν αργά, λάθος ή καθόλου, και οι πληρωμές περνούν απαρατήρητες.
Μια επιχείρηση που εξαρτάται από «ήρωες». Λειτουργεί μόνο επειδή κάποιος θυμάται πώς να μπαλώσει το χάος.

Όσο περισσότερο περιμένετε, τόσο μεγαλώνει το χάος. Κάθε νέος πελάτης, υπάλληλος και εργαλείο προσθέτει σε αυτό.

CRM με ERP

Πωλήσεις και λογιστήριο να δουλεύουν πάνω στις ίδιες εγγραφές: πελάτες, προϊόντα, τιμολόγια και πληρωμές, συμπεριλαμβανομένης της συμμορφούμενης τιμολόγησης στην Ελλάδα μέσω myDATA.

Περισσότερες λεπτομέρειες

CRM / ERP με εργαλεία Reporting & Analytics

Τα δεδομένα του CRM / ERP της επιχείρησής σας ενσωματώνονται σε Excel, Google Sheets και εργαλεία BI όπως το Power BI και το Tableau, ώστε οι αναφορές να ενημερώνονται μόνες τους.

Περισσότερες λεπτομέρειες

Πότε αρκεί ένας έτοιμος connector;

Πολλά εργαλεία έρχονται με έτοιμο connector, και για απλές περιπτώσεις αυτή είναι η σωστή επιλογή. Η σύνδεση ενός μεμονωμένου mailbox με ένα CRM, για παράδειγμα, σπάνια χρειάζεται σύμβουλο.

Η custom υλοποίηση αποδίδει όταν η περίπτωση είναι πιο σύνθετη: πολλαπλά mailbox με κανόνες δικαιωμάτων, τιμολόγια που πρέπει να ακολουθούν την τοπική φορολογική νομοθεσία, ή μια διαδικασία που εκτείνεται σε τρία εργαλεία αντί για δύο. Αν ένας connector καλύπτει την περίπτωσή σας, θα σας το πούμε και θα σας γλιτώσουμε το κόστος. Αν δεν την καλύπτει, σχεδιάζουμε ό,τι λείπει.

Τι περιλαμβάνει κάθε έργο;

Αξιολόγηση πρώτα: εξετάζουμε τα συστήματα, τα δεδομένα και τη διαδικασία σας πριν χτίσουμε οτιδήποτε
Παρακολούθηση (monitoring): ξέρετε πότε κάτι χρειάζεται προσοχή
Εκπαίδευση και παράδοση: η ομάδα σας μαθαίνει να τρέχει και να χρησιμοποιεί ό,τι χτίζουμε

Πώς δουλεύει ένα έργο;

Discovery: εξετάζουμε τα συστήματά σας και πού γίνεται η χειροκίνητη δουλειά
Σχεδιασμός: συμφωνούμε τι θα συνδεθεί και πώς
Υλοποίηση και δοκιμή: χτίζουμε τη σύνδεση και τη δοκιμάζουμε σε πραγματικά δεδομένα
Go-live και παράδοση: κάνουμε την εκκίνηση, εκπαιδεύουμε την ομάδα σας και στήνουμε παρακολούθηση

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε διασύνδεση και αυτοματισμό;

Η διασύνδεση συνδέει συστήματα ώστε τα δεδομένα να μετακινούνται μεταξύ τους. Ο αυτοματισμός χρησιμοποιεί αυτά τα δεδομένα για να κάνει κάτι, όπως να δημιουργήσει ένα τιμολόγιο όταν κερδίζεται ένα deal. Τα περισσότερα έργα χρειάζονται και τα δύο: πρώτα τη σύνδεση, και μετά τον αυτοματισμό πάνω σε αυτή.

Δεν μπορούμε απλώς να χρησιμοποιήσουμε ένα εργαλείο όπως το Zapier, το Make ή το n8n;

Σε απλές περιπτώσεις, ναι. Όμως ακόμη και με αυτά τα εργαλεία, κάποιες διασυνδέσεις είναι δύσκολες, ειδικά όταν περιλαμβάνουν υπολογισμούς, μετασχηματισμό δεδομένων ή μια διαδικασία που εκτείνεται σε πολλά συστήματα, κάτι που τα έτοιμα εργαλεία δεν χειρίζονται εύκολα. Επίσης δεν είναι πάντα φθηνότερα. Ξεκινάμε από την περίπτωσή σας και προτείνουμε την απλούστερη, πιο οικονομική λύση, είτε είναι ένα από αυτά τα εργαλεία είτε κάτι φτιαγμένο ειδικά για εσάς.

Ποια συστήματα και πλατφόρμες μπορείτε να συνδέσετε;

Τα περισσότερα σύγχρονα επιχειρηματικά συστήματα: CRM, ERP και λογιστικό λογισμικό, υπολογιστικά φύλλα και εργαλεία BI, email και chat, αποθήκευση εγγράφων και χώρους εργασίας. Αν ένα σύστημα προσφέρει τρόπο σύνδεσης, όπως API, webhooks ή εξαγωγές αρχείων, μπορούμε να το εξετάσουμε. Δεν είμαστε δεμένοι με καμία συγκεκριμένη πλατφόρμα, οπότε ξεκινάμε από τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε. Στείλτε μας την περίπτωσή σας, περιγράψτε τα συστήματά σας και τι πρέπει να συμβαίνει μεταξύ τους, και θα σας πούμε τι είναι δυνατό.

Μπορείτε να συνδέσετε ένα σύστημα που δεν έχει έτοιμο connector ή API;

Είναι πολύ πιο δύσκολο. Η σύγχρονη διασύνδεση δουλεύει με cloud εφαρμογές και τα API τους, και χωρίς αυτό συχνά δεν υπάρχει πολλά για να συνδεθούν. Κάποιες περιπτώσεις έχουν άλλη λύση, όπως εξαγωγές αρχείων ή πρόσβαση στη βάση δεδομένων, αλλά αυτές είναι λιγότερο αξιόπιστες και δεν είναι πάντα εφικτές. Στείλτε μας την περίπτωση και θα σας πούμε ειλικρινά αν μπορεί να γίνει. Αν δεν μπορεί να γίνει αξιόπιστα, θα σας το πούμε.

Τα δεδομένα χρειάζεται να μετακινούνται σε πραγματικό χρόνο;

Συνήθως όχι. Ένας συγχρονισμός που τρέχει με πρόγραμμα, ακόμη και κάθε ώρα, είναι πιο αξιόπιστος και φθηνότερος στη συντήρηση από τον πραγματικό χρόνο, και μερικά λεπτά καθυστέρησης σπάνια επηρεάζουν μια επιχείρηση. Όπου χρειάζεται πραγματικά πραγματικός χρόνος και το υποστηρίζουν και τα δύο συστήματα, μπορούμε να το κάνουμε.

Μπορούν οι αναφορές μου να ενημερώνονται αυτόματα, χωρίς εξαγωγή αρχείων;

Ναι. Συνδέουμε το CRM και τα υπόλοιπα συστήματά σας με το Excel, το Google Sheets ή εργαλεία BI όπως το Power BI, ώστε οι αναφορές να ανανεώνονται μόνες τους και κανείς να μην εξάγει ένα CSV με το χέρι.

Πόσο χρόνο παίρνει μια διασύνδεση;

Συνήθως λιγότερο από όσο θα περιμένατε. Οι απλές διασυνδέσεις είναι συχνά έτοιμες σε μία έως τρεις εργάσιμες ημέρες. Οι πιο σύνθετες παίρνουν περισσότερο, ανάλογα με τον αριθμό των συστημάτων, την πολυπλοκότητα των κανόνων και το πόσο γρήγορα μας δίνετε πρόσβαση και αποφάσεις από την πλευρά σας. Σας δίνουμε χρονοδιάγραμμα μετά το discovery, ώστε να σχεδιάζετε με πραγματικές ημερομηνίες.

Πόσο κοστίζει μια διασύνδεση;

Η προσέγγισή μας είναι να προτείνουμε και να χτίζουμε την πιο οικονομική λύση που κάνει τη δουλειά, όχι τη μεγαλύτερη. Στις περισσότερες περιπτώσεις κρατάμε το αρχικό κόστος χαμηλό και χρεώνουμε μια σχετικά μικρή μηνιαία χρέωση, η οποία καλύπτει τη φιλοξενία, τη διαχείριση και τον έλεγχο της διασύνδεσης, όπως μια υπηρεσία λογισμικού. Τα ακριβή νούμερα εξαρτώνται από τον αριθμό των συστημάτων, την πολυπλοκότητα των κανόνων και τις απαιτήσεις σας, οπότε εξετάζουμε πρώτα την περίπτωσή σας και σας δίνουμε εκτίμηση μετά το discovery.

Ποιος φροντίζει τη διασύνδεση αφού μπει σε λειτουργία;

Εμείς. Στις περισσότερες περιπτώσεις φιλοξενούμε τη διασύνδεση εμείς οι ίδιοι και τη διαχειριζόμαστε, οπότε δεν έχετε τίποτα να εγκαταστήσετε, να τρέξετε ή να συντηρήσετε. Την παρακολουθούμε, την ελέγχουμε τακτικά και αντιμετωπίζουμε τα προβλήματα όταν εμφανίζονται. Η ομάδα σας συνεχίζει να χρησιμοποιεί τα συνδεδεμένα συστήματα όπως πριν.

Τι γίνεται αν κάτι αποτύχει;

Το μαθαίνουμε, και το αντιμετωπίζουμε. Κάθε ενέργεια της διασύνδεσης καταγράφεται, και ειδοποιούμαστε όταν κάτι χρειάζεται προσοχή, ώστε τα προβλήματα να εντοπίζονται από το σύστημα και να αντιμετωπίζονται από εμάς, όχι να τα ανακαλύπτουν οι πελάτες σας. Αν χρειάζεται μια απόφαση από την πλευρά σας, σας το λέμε.

Είναι ασφαλή τα δεδομένα μου;

Κάθε σύνδεση παίρνει μόνο την πρόσβαση που χρειάζεται, και τα credentials αποθηκεύονται με ασφάλεια και δεν γράφονται ποτέ μέσα στον κώδικα. Στις περισσότερες περιπτώσεις δεν αποθηκεύουμε καθόλου τα δεδομένα σας στους servers μας: περνούν ανάμεσα στα συστήματά σας και μένουν εκεί. Οι εξαιρέσεις είναι όταν μας ζητάτε να κρατήσουμε δεδομένα, ή όταν το έργο το απαιτεί αυστηρά. Μπορούμε επίσης να προσαρμόσουμε το επίπεδο ασφάλειας και ιδιωτικότητας σε ό,τι χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένων αυστηρότερων κανόνων όπου η επιχείρηση ή ο κλάδος σας το απαιτεί.

Τι γίνεται αν θέλουμε μια συγκεκριμένη λύση που θα φιλοξενούμε και θα κατέχουμε εμείς;

Αυτό είναι εφικτό. Είναι διαφορετικό είδος έργου: μια custom υλοποίηση που τρέχει στη δική σας υποδομή και ανήκει σε εσάς. Συνήθως σημαίνει μεγαλύτερο αρχικό κόστος, μεγαλύτερο χρόνο ανάπτυξης και διαφορετική δομή κόστους από την hosted υπηρεσία μας. Είμαστε ανοιχτοί σε αυτό. Στείλτε μας την περίπτωσή σας και θα σας πούμε τι περιλαμβάνει.

Διασύνδεση συστημάτων & αυτοματισμοί